螺旋を描いて…

螺旋 のごとく続く毎日を綴ります

幹事…

オフ会や忘新年会の幹事を、仰せつかることがあります。

(というか、自分で勝手にやっちゃうんですが…)

会社のは、もっと腕利きの幹事がいるので、僕のはひたすら、プライベートです。

 

父もよく幹事をやり、ゴルフの会とか同級生の会とか同寮生の会とか開催しています。

僕もこのパターン、つまりみんな友達で、勝手知ったる会を開催することがあります。

 

この場合は、出欠を取るのは楽ですね。

誰か欠席でも、次がありますから。

店を見つけるのも、会によっては定番があったり、または毎回変えたり、楽しくやってるようですね。

 

でも、この次の土曜日は、初めての人が半分を占める会。

しかもネット、それもTwitterのつながりなので、得られる個人情報は限られています。

 

そもそも、誰が来るかも、みんな五分五分。

こういうときは、まず、人数を決めます。

だいたい、4名ですね。

無理は、しません。

 

次に、誘う順番を決めます。

一人ずつ、誘うのです。

その代わり、可否表明期間は短めにしてね。

「わからない」って答だったら、とりあえず確保して、次を誘います。

後からもう一度聞いて、不参加になったら、誰かを補充するわけです。

 

一見面倒くさいですが、いっぺんに誘って、予想外にみんな参加表明して、キャパをオーバーすると、困るのです。

参加者がオーバーすると、手続きが大変で。

応じてくれる場合もありますが、店に聞いてみないとわからないし。

休日とか忘新年会シーズンは、店もシビアなので、最悪、店を変えないといけない場合もある。

できたら、オーバーは避けたいです。

特に、店に伝えたキャパをオーバーする募集は、無断ですべきではないと思います。

もう会えないかもしれない人を、こちらの事情で断るのは、不足が出てキャンセル料金を払うよりも、遙かに忍びないですよ。

 

swarmの忘新年会など、もう少し規模が大きいけど、割と会ったことがある人が多い場合は、もう少し大きな枠を設定します。

10人ぐらいをめどにすることが、多いですね。

 

募集も、最初は数人単位で声をかけても、大丈夫です。

もちろん、定員近くになったら、慎重にしますけどね。

やっぱり、誘いたい人から誘っていくことになりますが、時には新しい人を加えたりね。

オフ会で初顔合わせして、お互い友達になるのは、幹事冥利に尽きます。

 

あと、誰か一人「協力者」を立てておくと、あとが楽です。

例えば、開催場所に近い人とか。

その人に最初にネゴっておけば、最悪、その人との2人会になって、会が成立するわけです。

店も、その人のオススメを使うと、何かと便利で、楽です。

 

メニューは、やっぱり会に合ったものを。

オフ会などは喋るのが目的ですから、料理はあまり高いものにしないでいいと思います。

一方、友達同士でグルメな人がいるのなら、多少高いコースや、変化球にする手もありますね。

逆に、若い人が入る場合は、リーズナブルな方がいいですし、あるいは何らかの補助を考えるのもアリだと思います。

たとえ同性でも、若い人に入ってもらうと、会は和やかになります。

 

あと、意外に重要なのが「喫煙が出来るかどうか」

全面禁煙だと来ない人もいれば、喫煙可だと来ない人もいます。

別に喫煙所がある場合もあり、確認が必要ですね。

僕は募集時に表示するようにしています。

 

店との折衝もします。

一番重要なのは、「人数の調整がいつまで効くのか」かな?

これがわかっていると、早期の仮押さえも可能ですし、直前キャンセルの期限を、参加者に通知できます。

直前のキャンセルはお互いに困りますが、急用や体調不良など、時には避けられない場合もあります。

店と交渉はすべきですが、基本はキャンセル料を払うことになるでしょう。

ここから先はケースバイケースですが、一例として、正直に他の参加者に話した結果、皆が均等に持ってくれたことも。

当事者には僕から伝え、彼は感動、みんなにお礼のメッセージを打ったそうですよ。

 

で、前日ぐらいにリマインド通知を出します。

一番重要なのは集合ですから、そのための情報を盛り込んでおきます。

 

当日はちょっと早めに、集合場所に行っておくといいですね。

また、幹事自身が集合の目標になりますから、初顔や合った回数が少ない人には、何か特徴を写真で知らせておくと、向こうから声をかけてくれます。

こんな時、この鮮やかなブルーのリュックが、役に立ちます。

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知らない人同士を紹介したり、遅れている人に対応したり、幹事は忙しいです。

こんな時、先ほどの「協力者」がいると、何かと役に立ってくれます。

知った街、知った店ですからね。

 

店に連れて行き、乾杯の音頭を取ってしまえば、あとは普通に飲めばいいです。

ただ、仕事はまだありまして。

 

残った仕事は、会計と、タイムキーパーです。

お金のトラブルは、避けたいですよね。

何か起きた場合、基本は、幹事が持たざるを得ないです。

あと、千円札や500円玉を多く用意しておく必要も。

そう、お釣りです。

 

会自体のタイムキーパーは店がやりますが、幹事も時間を把握する必要があります。

会の後半、終電の喚起をやっておかないと、終電を逃して恨まれることになるからです。

みんな、終電は違いますからね。

 

そうやって、会計をして店を出て、駅で別れてしまえば、幹事の仕事は終わりです。

もちろん、飲み会もオフ会も楽しいですが、幹事をやり遂げた充実感は、やっぱりひとしおのものがあります。

「美味しかった♪」「また開いてね~」なんて言ってくれることもあり、感激ですよ♪