オフ会や忘新年会の幹事を、仰せつかることがあります。
（というか、自分で勝手にやっちゃうんですが…）
会社のは、もっと腕利きの幹事がいるので、僕のはひたすら、プライベートです。
父もよく幹事をやり、ゴルフの会とか同級生の会とか同寮生の会とか開催しています。
僕もこのパターン、つまりみんな友達で、勝手知ったる会を開催することがあります。
この場合は、出欠を取るのは楽ですね。
誰か欠席でも、次がありますから。
店を見つけるのも、会によっては定番があったり、または毎回変えたり、楽しくやってるようですね。
でも、この次の土曜日は、初めての人が半分を占める会。
しかもネット、それもTwitterのつながりなので、得られる個人情報は限られています。
そもそも、誰が来るかも、みんな五分五分。
こういうときは、まず、人数を決めます。
だいたい、4名ですね。
無理は、しません。
次に、誘う順番を決めます。
一人ずつ、誘うのです。
その代わり、可否表明期間は短めにしてね。
「わからない」って答だったら、とりあえず確保して、次を誘います。
後からもう一度聞いて、不参加になったら、誰かを補充するわけです。
一見面倒くさいですが、いっぺんに誘って、予想外にみんな参加表明して、キャパをオーバーすると、困るのです。
参加者がオーバーすると、手続きが大変で。
応じてくれる場合もありますが、店に聞いてみないとわからないし。
休日とか忘新年会シーズンは、店もシビアなので、最悪、店を変えないといけない場合もある。
できたら、オーバーは避けたいです。
特に、店に伝えたキャパをオーバーする募集は、無断ですべきではないと思います。
もう会えないかもしれない人を、こちらの事情で断るのは、不足が出てキャンセル料金を払うよりも、遙かに忍びないですよ。
swarmの忘新年会など、もう少し規模が大きいけど、割と会ったことがある人が多い場合は、もう少し大きな枠を設定します。
10人ぐらいをめどにすることが、多いですね。
募集も、最初は数人単位で声をかけても、大丈夫です。
もちろん、定員近くになったら、慎重にしますけどね。
やっぱり、誘いたい人から誘っていくことになりますが、時には新しい人を加えたりね。
オフ会で初顔合わせして、お互い友達になるのは、幹事冥利に尽きます。
あと、誰か一人「協力者」を立てておくと、あとが楽です。
例えば、開催場所に近い人とか。
その人に最初にネゴっておけば、最悪、その人との2人会になって、会が成立するわけです。
店も、その人のオススメを使うと、何かと便利で、楽です。
メニューは、やっぱり会に合ったものを。
オフ会などは喋るのが目的ですから、料理はあまり高いものにしないでいいと思います。
一方、友達同士でグルメな人がいるのなら、多少高いコースや、変化球にする手もありますね。
逆に、若い人が入る場合は、リーズナブルな方がいいですし、あるいは何らかの補助を考えるのもアリだと思います。
たとえ同性でも、若い人に入ってもらうと、会は和やかになります。
あと、意外に重要なのが「喫煙が出来るかどうか」
全面禁煙だと来ない人もいれば、喫煙可だと来ない人もいます。
別に喫煙所がある場合もあり、確認が必要ですね。
僕は募集時に表示するようにしています。
店との折衝もします。
一番重要なのは、「人数の調整がいつまで効くのか」かな？
これがわかっていると、早期の仮押さえも可能ですし、直前キャンセルの期限を、参加者に通知できます。
直前のキャンセルはお互いに困りますが、急用や体調不良など、時には避けられない場合もあります。
店と交渉はすべきですが、基本はキャンセル料を払うことになるでしょう。
ここから先はケースバイケースですが、一例として、正直に他の参加者に話した結果、皆が均等に持ってくれたことも。
当事者には僕から伝え、彼は感動、みんなにお礼のメッセージを打ったそうですよ。
で、前日ぐらいにリマインド通知を出します。
一番重要なのは集合ですから、そのための情報を盛り込んでおきます。
当日はちょっと早めに、集合場所に行っておくといいですね。
また、幹事自身が集合の目標になりますから、初顔や合った回数が少ない人には、何か特徴を写真で知らせておくと、向こうから声をかけてくれます。
こんな時、この鮮やかなブルーのリュックが、役に立ちます。
知らない人同士を紹介したり、遅れている人に対応したり、幹事は忙しいです。
こんな時、先ほどの「協力者」がいると、何かと役に立ってくれます。
知った街、知った店ですからね。
店に連れて行き、乾杯の音頭を取ってしまえば、あとは普通に飲めばいいです。
ただ、仕事はまだありまして。
残った仕事は、会計と、タイムキーパーです。
お金のトラブルは、避けたいですよね。
何か起きた場合、基本は、幹事が持たざるを得ないです。
あと、千円札や500円玉を多く用意しておく必要も。
そう、お釣りです。
会自体のタイムキーパーは店がやりますが、幹事も時間を把握する必要があります。
会の後半、終電の喚起をやっておかないと、終電を逃して恨まれることになるからです。
みんな、終電は違いますからね。
そうやって、会計をして店を出て、駅で別れてしまえば、幹事の仕事は終わりです。
もちろん、飲み会もオフ会も楽しいですが、幹事をやり遂げた充実感は、やっぱりひとしおのものがあります。
「美味しかった♪」「また開いてね～」なんて言ってくれることもあり、感激ですよ♪
