Excelをデータベース的に使うニーズは、昔からありました。
行数、列数に制限がありますが、何と言っても敷居が低いので、小規模データベースなら、十分実用に耐えます。
そのデータベースから、データを取り出す関数としては、今まで紹介してきた、VLOOKUP、SUMIF、COUNTIFなどがありますが、もう一つ有名なのは、
「DSUM」です。
DSUMは、データベースの列を見て、条件を満たす行を判定し、満たした場合は別の列を合計しますから、SUMIFと同じ動作です。
違うのは、検索条件のセットを、別のセルに作ること。
一見、面倒ですが、検索条件を別シートに作れるので、検索領域を多数用意した、専用のパネルシートを作れます。
実は、データベースは他のブックでも、許されます。
指定すれば、勝手にブックを開いて、必要な値を検索してくれます。
データベースは別のブックに置いておいて、別々に管理することが出来ますから、操作部分を軽いファイルにすることが出来ます。
もちろん、そのブックの指定が正しく、開ける状態なら、ですがね。
しかも、関数に条件を仕込むSUMIFと違って、ユーザーが条件を変えることも出来ますね。
条件を書く場所には、条件となる見出しを書いておきますから、ユーザーはわかりやすいです。
また、複数の選択肢を縦に連ねると、「AまたはBまたは…」という、OR条件の検索も出来ます。
これは、SUMIFだと複数の関数が必要ですね。
さらに、同じ項目を横に並べると、「AかつB」という、AND条件も可能。
「10以上20以下」、なんて条件も書けます。
バラ色な感じのDSUMですが、覚えるまでは、ちょっと難解ですね。
指定は「データベースの領域」「合計する列」「条件のある場所」と指定しますが、ヘルプからこれを読み解ける人は、少ないと思います。
また、条件領域に書く見出しを間違うと、誤動作しますね。
一方、SUMIFは「検索する列」「条件」「合計する列」と指定しますから、わかりやすさはあります。
出来ないことがありますから、状況に応じて、使い分けられるといいですね。
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