螺旋を描いて…

螺旋 のごとく続く毎日を綴ります

Teamsでの資料の配布…

今週のお題「大発見」

 

コロナ禍で、ウチの会社もWeb会議が主流になって、もう4年目です。

当初はZoomでしたが、今はMicrosoftの「Teams」を、主に使っていて、社内はほぼ、Teams。

取引先でも、「Teamsが使えれば、Teamsで!」って、指定しています。

 

ある社内会議で、資料を配付するのが、僕の仕事です。

Teams会議と言っても、会議を設定する、隣の女子社員によると、全員を招待するわけではなく、配布されたURL(Uniform Resource Locator)から入ってくる人もいるそうで。

招待された人のスケジュールを表示しても、参加出来ますね。

招待されてなくても、必要に応じて、入れる仕組みになっています。

中には、参加はするけれど、スケジュールが会議でいっぱいになるので、招待はしてくれるな、と言う人もいます。

 

資料ですが、必ず参加する人には、予めメールで送っておくんですが、この仕組みだと、思いも寄らない人が、入ってくる場合があるわけです。

その人のために、社内用の会議資料配付システムがあって。

社内なら誰でも利用出来たので、それにも資料を登録して、利用していたんですが、昨年でそのシステムが使えなくなってしまい。

情シスは「Teams自体で、資料を共有してね」と。

 

案内された、その仕組みを試してみたんですが…

う~ん…

 

会社のルールで、「myhub」というシステム(プラグイン??)を、資料配布用に使うんですが、参加者の出し入れが非常に手間で!

会議は10以上あり、それぞれの参加者は数十名になるのに、一人一人入力しなければならず。

リストで参加者を流し込むことも出来ません。

 

本来、コードを発行して、多くの人に配布する方法もあるんですが、myhub方式だと、それも出来ないと言われました…

何か、使い勝手が悪い…

 

それでも、試してみたんです。

メインの会議に、myhubで作った資料用のTeamsを組み込んでみたんですが…

 

「ほぼ、画面共有?」

画面の多くを占有し、参加者の顔が僅かしか見えなくなります。

 

通常の会議なら、これでもいいんです。

資料ですしね。

ですが、今回、このシステムを使うのを想定しているのは、重鎮として出席する、部長とか本部長とか、偉い人。

部下である、参加者の顔がほとんど見えないのは、マズいのです…

 

暗礁に乗り上げて…

いろいろ、検索しましたよ…

 

その中にあったのは、「チャット」の活用。

おお!?

そう、確かにTeamsの会議画面には、「チャット」の機能がありますね。

今までも、主に通信トラブルが起こった時の、連絡用などに使ってきました。

 

でも、実はこのチャット、資料を載せられるんです。

通常のTeamsのチャットと、ほぼ同等の機能があります。

 

しかも、事前に招待されるされないに関係なく、会議に参加していれば、その後にチャットにアップされた資料を、ダウンロードして読むことが可能です。

 

さらに、このチャットのいいところは、

「別ウインドウで開く!」

会議画面を邪魔しませんし、必要のない時は、各参加者の判断で、閉じたり最小化したり出来ます。

既に手元に資料があれば、そもそもダウンロードしない、という選択も出来ますね。

オプションとしての使い方なら、最適なわけです!

 

別ウインドウですから、最近多い、2画面持っている人なら、サブ画面に表示しておくことも可能!

実は、従来あった会議システムは、この形ができたんですよ。

なので、すんなり受け入れられ。

特にウチの部長が気に入って、他の会議でも使い出した!

今年は、僕の使うツールの多くを再作成し、運用も変更になったのが多かったですが、

「これこそ最大のヒット!!」と、大いに評価されましたよ!

 

なお、予め招待されている人は、常にチャットの資料を読めますが、招待されておらず、URLや他人のスケジュールから入った人は、会議に入った後にチャットに貼られた資料のみ、読むことが出来ます。

なので、僕も会議に参加して、全員揃って会議が始まっててから、資料をチャットに上げる運用になります。

 

もし、その後途中から入ってきた人が、資料が必要なら、改めてチャットで上げ直せばOK。

別に僕でなくても、一度資料を入手した参加者なら、誰でも可能。

かなりのことに対応出来る運用が、組めたと思います!

 

発見でしたね~!

大発見でしたよ!

最初に提示された、使い勝手が悪い仕組みに悩んでいた所に、パッと光が差したような!

 

会社のパソコンでの検索なんで、どのページだったのかは、もうわからないんですが…

教えてくれた方、本当に感謝です!

ありがとうございました~!