今週のお題「大発見」
コロナ禍で、ウチの会社もWeb会議が主流になって、もう4年目です。
当初はZoomでしたが、今はMicrosoftの「Teams」を、主に使っていて、社内はほぼ、Teams。
取引先でも、「Teamsが使えれば、Teamsで！」って、指定しています。
ある社内会議で、資料を配付するのが、僕の仕事です。
Teams会議と言っても、会議を設定する、隣の女子社員によると、全員を招待するわけではなく、配布されたURL（Uniform Resource Locator）から入ってくる人もいるそうで。
招待された人のスケジュールを表示しても、参加出来ますね。
招待されてなくても、必要に応じて、入れる仕組みになっています。
中には、参加はするけれど、スケジュールが会議でいっぱいになるので、招待はしてくれるな、と言う人もいます。
資料ですが、必ず参加する人には、予めメールで送っておくんですが、この仕組みだと、思いも寄らない人が、入ってくる場合があるわけです。
その人のために、社内用の会議資料配付システムがあって。
社内なら誰でも利用出来たので、それにも資料を登録して、利用していたんですが、昨年でそのシステムが使えなくなってしまい。
情シスは「Teams自体で、資料を共有してね」と。
案内された、その仕組みを試してみたんですが…
う～ん…
会社のルールで、「myhub」というシステム（プラグイン？？）を、資料配布用に使うんですが、参加者の出し入れが非常に手間で！
会議は10以上あり、それぞれの参加者は数十名になるのに、一人一人入力しなければならず。
リストで参加者を流し込むことも出来ません。
本来、コードを発行して、多くの人に配布する方法もあるんですが、myhub方式だと、それも出来ないと言われました…
何か、使い勝手が悪い…
それでも、試してみたんです。
メインの会議に、myhubで作った資料用のTeamsを組み込んでみたんですが…
「ほぼ、画面共有？」
画面の多くを占有し、参加者の顔が僅かしか見えなくなります。
通常の会議なら、これでもいいんです。
資料ですしね。
ですが、今回、このシステムを使うのを想定しているのは、重鎮として出席する、部長とか本部長とか、偉い人。
部下である、参加者の顔がほとんど見えないのは、マズいのです…
暗礁に乗り上げて…
いろいろ、検索しましたよ…
その中にあったのは、「チャット」の活用。
おお！？
そう、確かにTeamsの会議画面には、「チャット」の機能がありますね。
今までも、主に通信トラブルが起こった時の、連絡用などに使ってきました。
でも、実はこのチャット、資料を載せられるんです。
通常のTeamsのチャットと、ほぼ同等の機能があります。
しかも、事前に招待されるされないに関係なく、会議に参加していれば、その後にチャットにアップされた資料を、ダウンロードして読むことが可能です。
さらに、このチャットのいいところは、
「別ウインドウで開く！」
会議画面を邪魔しませんし、必要のない時は、各参加者の判断で、閉じたり最小化したり出来ます。
既に手元に資料があれば、そもそもダウンロードしない、という選択も出来ますね。
オプションとしての使い方なら、最適なわけです！
別ウインドウですから、最近多い、2画面持っている人なら、サブ画面に表示しておくことも可能！
実は、従来あった会議システムは、この形ができたんですよ。
なので、すんなり受け入れられ。
特にウチの部長が気に入って、他の会議でも使い出した！
今年は、僕の使うツールの多くを再作成し、運用も変更になったのが多かったですが、
「これこそ最大のヒット！！」と、大いに評価されましたよ！
なお、予め招待されている人は、常にチャットの資料を読めますが、招待されておらず、URLや他人のスケジュールから入った人は、会議に入った後にチャットに貼られた資料のみ、読むことが出来ます。
なので、僕も会議に参加して、全員揃って会議が始まっててから、資料をチャットに上げる運用になります。
もし、その後途中から入ってきた人が、資料が必要なら、改めてチャットで上げ直せばOK。
別に僕でなくても、一度資料を入手した参加者なら、誰でも可能。
かなりのことに対応出来る運用が、組めたと思います！
発見でしたね～！
大発見でしたよ！
最初に提示された、使い勝手が悪い仕組みに悩んでいた所に、パッと光が差したような！
会社のパソコンでの検索なんで、どのページだったのかは、もうわからないんですが…
教えてくれた方、本当に感謝です！
ありがとうございました～！
